역할의 중요성.PMO. #2

이전 글에서 대략의 PMO의 영역과 역할에 대한 간략한 소개를 진행하였다.

요약을 하자면,

PMO는 "프로젝트 관리 능력을 향상시키고, 발전시키기 위한 실질적인 사항을 제시하고 관리하는 조직으로서 기업 내에 진행 중인 모든 프로젝트의 통합 및 포트폴리오를 관리하고, 조직의 목표 수행을 위한 변화관리에서부터 방법론, 프로세스 및 절차, 통제, 도구, 인력 관리, 교육 훈련 등의 기능을 수행하는" 조직이라 할 수 있다.

 

이는 결국 프로젝트 관리의 표준화를 통하여 정량화하고 관리를 진행하는 조직이다.

IT 프로젝트의 31%는 프로젝트 완료 전 이슈사항의 발생으로 문제화되고, 또한 완료된 프로젝트의 50%는 책정된 비용 이상의 지출을 하며, 장기 프로젝트(1년 초과)의 경우 35%가 계획된 일정을 초과한다.

(하버드 비즈니스 스쿨 CIO/PM 대상 설문조사, 몇 년도인지는 기억이 가물가물 ~~~)

 

그래서 제 역할을 제대로 수행하는 PMO가 필요한 것이다.

이러한 조직 또는 역할은 따라서 IT를 수행하는 조직을 갖춘 기업에서는 매우 중요한 역할을 담당하는 것이 된다.

 

대다수의 IT 프로젝트는 PM이 수행을 관리하고 통제를 한다.

하지만 대다수의 PM은 자신의 업무에 매몰이 되어 놓치는 일들이 생기게 되고 이러한 일들 중에 처리가 이루어 지지 않아서 그 이슈가 위험으로 또는 프로젝트의 지연이나 실패라는 결과를 초래하게 되는 것이다.

 

그럼 PMO는 어떤 역할에 충실해야 할까?

 

 

위의 그림에서 보듯이 이슈의 발생 또는 위험의 발생에 대한 사전 감지의 노력과 동시에 철저한 계획의 수립과 계획의 모니터링에 대한 정보 관리 체계를 가지고 있어야 한다.

 

이렇기 때문에 정보 체계를 관리하는 시스템 지원 체계가 필요하며, 이러한 노력을 위해서 시스템 체계가 아닌 다른 도구를 통해서라도 PMO는 관리 방안과 표준화 체계를 반드시 수립해야 한다.

 

이러한 이슈나 위험의 관리는 애초의 계획 수립 단계인 범위 관리에 대한 명확한 정의와 명확한 관리 방안이 필요하다.

 

예를 들면 요구사항 추적 Matrix 체계 또는 범위 관리를 위한 모니터링 체계 등이 필요한 것이다.

그 중 본인이 강조하는 것은 요구사항 추적 Matrix 체계이다.

 

명확한 요구사항을 관리하고 이에 대한 추적과 배포 그리고 공유 지원을 명확하게 진행할 수 있다면, 프로젝트의 성공에 어느 정도 기여할 수 있다고 판단이 된다.

 

PMO의 필요성은 또는 왜 PMO가 필요할까?

물론 지금까지의 글에서 밝혔지만, PMO는 원활한 조력자이며, 또한 조율자이다.

 

위험을 미리 감지하고, 문제가 있을 때 협업 체계를 구성하고, 또 프로젝트의 성공을 위해서 지속적인 모니터링, 인터뷰 등의 노력을 하여 프로젝트의 성공 추구하면 그 역할이 끝나는 것이다.

 

하지만 저러한 성공률을 가지기 위해서 시행착오와 지속적인 관리 방안이 선행이 되어야 한다.

이것이 조직의 역할이다.

PMO가 제대로된 역할을 수행하기 위해서는 PMO를 믿고 신뢰해야 하며, 그와 동시에 시행착오를 겪으며 성장할 수 있게 해주어야 한다.

 

 

CIO 매거진의 설문 조사 결과이다.

 

450여개사를 대상으로 설문 조사를 진행했으며, 그 중 303개사, 즉 67%의 조직이 PMO가 있다고 대답을 했다.

그리고 그 67%중 50%는 PMO 덕분에 프로젝트의 성공률이 높아졌다고 대답을 했다.

그리고 나머지 22%는 PMO의 역할이나 제대로된 Tracking이 되지 않는다고 대답을 했고, 또 16%는 PMO가 있기 전과 프로젝트의 성공률이 동일하다고 대답을 했다.

 

위 설문의 결과는 프로젝트의 성공률은 PMO의 보유(혹은 설립) 기간과 무척이나 강한 연계가 된다는 이야기이다.

"The longer, the better." 위의 설문의 결과는 이 한줄이다.

PMO가 1년 이상 지속적으로 모니터링과 보고를 진행한 65%의 조직이 성공률이 높아졌으며,

PMO 설립 또는 PMO 생성의 가장 큰 두 가지 이유는

"1. 프로젝트 성공률의 향상", "2. 표준화, 표준 방법론 등 Standard Practice"의 지속적인 공유 및 활용이다.

 

마지막으로 그 설문 결과에 의하면 PMO의 역할 또는 조직의 위상은 IT 레벨이 아니라 회사의 전략적인 전사 차원의 조직이어야 하며,

의미적으로 표준을 정하고 강제화할 수 있는 역할을 수행해야 한다는 것이다.

 

링크 http://www.cio.com/article/29887/Why_You_Need_a_Project_Management_Office_PMO_

 

PMO의 일반적인 목적과 역할, 그리고 기대효과이다.

 

 

그리고 요즈음 또는 앞으로 PMO의 역할에 대한 확장 또는 운영의 변화 방향이다.

 

 

 

PMO의 성공적인 정착은 바로 조직의 돈과 직결이 된다.

성공적인 프로젝트는 조직의 재무와 밀접한 관계이니 당연한 소리이다.

그럼 오늘도 이만 ...

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사실은 조금 더 보충을 해야 하지만, 여전한 게으름은 여기까지 글을 쓰게 만든다.

혹 PMO에 대한 세 번째글을 쓸지 아니면 다음 단계로 넘어갈 지 아직 모르겠다.

파워포인트로 정릭하고 다시 블로그에 글을 올리고 하는 과정이 생각보다 많은 시간이 걸린다.

어쨎건 다음 글은 PMO가 아니라면 BRM (Business Relationship Manager)에 대해 작성을 할 예정이다.